Beschaffung & Logistik

COUPA erlaubt die einfache Implementierung eines intuitiv nutzbaren Beschaffungsprozesses. Die Bestellung von Artikeln und Dienstleistungen erfolgt über eine Warenkorb-Funktion, wie sie aus modernen Internet-Anwendungen bekannt ist. Ein Wechsel zwischen Anwendung und Katalog ist nicht notwendig. Trotzdem erlaubt COUPA selbstverständlich die Integration von Punchout-Katalogen, so dass Bedarfsträger im Unternehmen auf ein beliebig administrierbares Sortiment zugreifen können.

An die Erstellung einer Anforderung schließt sich ein einfach zu konfigurierender Freigabe-Workflow an, der die in Ihrem Unternehmen geltenden Compliance-Regeln sicherstellt. Eine Beteiligung des operativen Einkaufs, beispielsweise bei Freitext-Bestellungen ist hier möglich.

Die eigentliche Lieferantenbestellung erfolgt nach Freigabe aus COUPA heraus. Lieferanten erhalten Ihre Bestellung per E-Mail (als PDF), als XML Dokument oder per Direktanbindung aus COUPA heraus. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den Einkauf ist die Tatsache, dass die Lieferanten-Integration schnell und einfach erfolgt und zudem mit keinen Kosten verbunden ist.    

Für Unternehmen mit einer existierenden ERP-Software im Bereich der Materialwirtschaft ist eine einfache Integration möglich, über die Bestellungen und Lieferbestätigungen an das angeschlossene ERP-System übergeben werden können. 

Highlights

• Intuitiver Bestellprozess und one-stop Shopping
• Flexibler Freigabe-Workflow
• Möglichkeit, Budgets und Bestände zu verwalten
• Einfache Lieferantenintegration
• Waren- und Leistungseingangsmeldungen
• Volle mobile Nutzung aller Funktionen

Rechnungsabwicklung

Ein zentraler Vorteil von COUPA ist die Möglichkeit, echte end-to-end Prozesse zu implementieren. Dies umfasst insbesondere die einfache Verarbeitung von Rechnungen: Lieferanten können Rechnungen per Papier, als PDF oder direkt per E-Mail an Ihre COUPA Instanz senden. Papierbasierte Rechnungen werden gescannt und landen dann im zentralen Rechnungseingang. Dort können Rechnungen Bestellungen zugeordnet werden, es findet eine automatische Zuordung zu Bestellungen statt. Damit erlaubt COUPA es als erste Anwendung einkaufende Unternehmen und Lieferanten mit einem standardisierten Prozess zu integrieren, wie diese beiden Anwender eindrucksvoll bestätigen: 

Im Fall von Rechnungsabweichungen oder Rechnungen ohne Bestellbezug können Sie einen Freigabe- und Prüfungsworkflow nutzen, der gemäß Ihren Zeichungsrichtlinien aufgebaut werden kann.

• Ein zentraler Rechnungseingang für Papierrechnungen, PDF-Dokumente oder eInvoices
• Einfache Zuordnung zu Bestellungen in COUPA
• Automatische Prüfung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnungswert und ggf. Freigabe
• Flexibel einstellbarer Workflow zur Rechnungsprüfung

Strategischer Einkauf

COUPA unterstützt sämtliche Prozesse einer modernen Einkaufsorganisation mit zeitgemäßen Funktionen. Ein zentraler Bestandteil der Einkaufsplattform ist daher die Möglichkeit, schnell und einfach Ausschreibungen anzulegen und auszuwerten. Professionelle Einkäufer können auf der Basis von Bedarfsanforderungen aus dem operativen Prozess ("Freitext-Bestellungen") Ausschreibungen anlegen, alternativ können diese Vorgänge manuell erzeugt werden. Diese Ausschreibungen können mit einer Vielzahl verschiedener, kundeneigener Informationen versehen und an Lieferanten versandt werden. Interessant ist dabei, dass es sich hierbei nicht nur um bestehende Lieferanten handeln muss: Potenzielle Anbieter können mit wenigen Mausklicks mit angefragt werden, die Angebotserstellung durch den Lieferanten erfolgt über das COUPA-Portal. Eingegangene Angebote können durch den Einkäufer leicht ausgewertet und Bestellungen oder Verträge angelegt werden.

Die Coupa-Funktionen zum eSourcing bieten somit eine sehr gute Möglichkeit, erhebliche Einsparungen zu realisieren. Diese Einkaufserfolge können durch die eingebauten Auswertungsmöglichkeiten jederzeit nachvollzogen werden: Eine gute Methode, den Wertbeitrag des Einkaufs messbar zu machen!

Highlights

• Leicht bedienbare und skalierbare Möglichkeit, Ausschreibungen elektronisch durchzuführen
• Durchgehende webbasierte Abwicklung von Ausschreibungen
• Kostenlos für Ihre Lieferanten
• Integrierte Auswertungs- und Tracking-Funktionen

Kontraktmanagement

Das Management von Einkaufskontrakten ist eine weitere Funktion in COUPA. Kontrakte können mit Bezug auf Lieferanten angelegt und die dort definierten Konditionen als Bezugsquelle genutzt werden. Zugehörige Informationen wie Dokumente können direkt in der Cloud gespeichert werden.
Die Nutzung dieser Kontrakte kann in COUPA dabei ebenso nachvollzogen werden, wie beispielsweise der Ausschöpfungsgrad oder Ablauftermine. Diese Auswertungsmöglichkeiten sind ein wertvolles Hilfsmittel für strategische Einkäufer.
Mit der Integration von Contractual erweitert COUPA diese Funktion mit Möglichkeiten des strategischen Vertragsmanagements.
So können auch Finanz- und Rechtsabteilung an einem zentralen Vertragsmanagement teilnehmen.

Mit Release 15 erweitert COUPA seine Prozessunterstützung für Kontraktmanagement mit umfangreichen Möglichkeiten der Erstellung von Vertragsdokumenten, der Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachabteilungen bei der Vertragsgestaltung, der Versionierung und Ablage von Verträgen. So können mit COUPA Kontrakte aus juristischer Sicht und Einkaufskontrakte zentral erstellt, verwaltet und genutzt werden. Die typischen Probleme im Vertragsmanagement gehören so der Vergangenheit an, wie dieses Beispiel beweist:

Highlights

• Leichte Verwaltung von Einkaufsverträgen
• Nutzung im operativen Beschaffungsprozess
• Automatische Erstellung und gemeinsame Bearbeitung von Vertragsdokumenten

eSourcing: Schnelle Kostenreduktion durch elektronische Ausschreibungen

(Anlagenbau, 100 Mitarbeiter, Deutschland)

Das Unternehmen hatte in der Vergangenheit erhebliche Aufwände mit der manuellen Durchführung von Ausschreibungen. Damit einhergehend lagen die realisierten Beschaffungspreise erheblich über dem Branchen-Benchmark. Die schnelle Einführung der COUPA-Sourcing Funktion ermöglicht es nun den drei strategischen Einkäufern schnell und einfach Ausschreibungen elektronisch durchzuführen, Angebote strukturiert zu vergleichen und neue Bezugsquellen zu erschließen.

Purchase-to-pay: Ausprägung eines konzernweiten Bestellprozesses und Überführung in ein Shared Service Center

(Dienstleistungs-Konzern, 5.000 Mitarbeiter, Deutschland, UK, Benelux, Skandinavien)

Bei diesem Kunden handelt es sich um ein europaweit agierendes Dienstleistungsunternehmen. Hier wurde der operative Beschaffungsprozess, bestehend aus Warenkorb-Funktionalität, Freigabe-Prozess und Verarbeitung eingehender Rechnungen europaweit standardisiert. Nach der Ablösung der bestehenden on-premise Lösung wurden die IT-Kosten dramatisch reduziert und erstmals ein wirklich durchgängier Prozess von der Bestellung bis zur Verarbeitung der Rechnung eingeführt.

Compliance: Hightech-Unternehmen

(Internet, 900 Mitarbeiter, Deutschland)

Die zentrale Anforderung war die Einführung eines Freigabe-  und Prüfungs- Workflows für alle Ausgaben im Unternehmen. Aufgrund der Ergebnisse der Wirtschaftsprüfer musste dieser Prozess innerhalb kurzer Zeit eingeführt werden. Mit der flexiblen Workflow-Lösung von COUPA können nun alle Beschaffungsanträge nachvollziehbar geprüft werden. Ein Nebeneffekt war die Realisierung erheblicher Einsparpotenziale durch die Nutzung des COUPA Supplier Netzwerks und der Optimierung der Prozesskosten. 

Rechnungsprozess: Einfache Verarbeitung von Rechnungen und Reisekosten

(Handel, 600 Mitarbeiter, Deutschland)

Der Kunde benötigte eine zentrale Lösung zur Verarbeitung von eingehenden Rechnungen. Mit dem Invoicing-Modul von COUPA können Papierrechnungen, eingehende PDF-Dokumente und eInvoices an eine zentrale Stelle zusammengefasst und verarbeitet werden. Da in COUPA auch Bestelldaten und Wareneingänge zur Verfügung stehen, können eingegangene Rechnungen so leicht geprüft werden. Mit einer flexiblen Workflow-Lösung können im Bedarfsfall Rechnungen leicht durch die zuständigen Mitarbeiter geprüft werden. Dies bedeutete eine erhebliche Arbeitserleichterung für das Finanzwesen.